Le présent document vise à répondre aux questions fréquemment posées au Comité canadien de la référence par les juges et le personnel des tribunaux au sujet de la mise en œuvre du Guide canadien de préparation uniforme des jugements (le « Guide »), depuis son approbation par le Conseil canadien de la magistrature en septembre 2002. Les réponses présentées ici se veulent complémentaires au Guide en ce qu’elles précisent certaines règles. Les questions sont présentées en fonction du plan général du Guide.

---

---

1.  Portée et application

1.  À quels jugements le Guide devrait-il s’appliquer?

Le Guide peut s’appliquer à toute décision dont le texte est préparé sur un support électronique, que cette décision provienne d’un organisme judiciaire, administratif ou arbitral. Les termes « jugement » et « cour » sont utilisés dans le Guide pour des raisons de concision et devraient s’entendre au sens large.

Règle générale, les jugements écrits et motivés devraient être préparés et distribués suivant les normes prévues au Guide, y compris les transcriptions de jugements rendus oralement. Cependant, une cour peut décider de ne pas appliquer le Guide à certains types de jugements, comme par exemple les jugements sur requête qui ne sont consignés qu’au procès-verbal de l’audience et dont la valeur limitée en tant que précédent judiciaire ne justifie pas leur intégration aux processus de préparation et de distribution des autres jugements.

2.  Le Guide peut-il être mis en oeuvre en partie seulement?

Oui. D’une part, il est possible qu’une cour ne souhaite pas se conformer à l’une ou l’autre des normes prévues au Guide. D’autre part, compte tenu du nombre important de normes qui y sont contenues, il pourrait s’avérer difficile de mettre le Guide en œuvre en une seule étape. Certaines normes peuvent s’appliquer immédiatement, d’autres peuvent requérir au préalable des modifications techniques ou réglementaires au processus de préparation des jugements.

À tout événement, une mise en oeuvre même partielle ou progressive du Guide permet de réaliser des gains sur la qualité technique des documents préparés et l’efficacité de leur distribution publique.

2.  Matériel informatique et logiciels

3.  Quel logiciel devrait-on utiliser pour la préparation des jugements?

La majorité des logiciels de traitement de texte permet de se conformer aux normes du Guide. Les logiciels les plus couramment utilisés pour préparer les jugements au Canada sont Microsoft Word et Corel WordPerfect.

L’utilisation d’un modèle de document permet de simplifier la préparation électronique des jugements tout en favorisant leur uniformité. Le Comité canadien de la référence met de ces modèles à la disposition des tribunaux canadiens à l’adresse <http://www.lexum.umontreal.ca/ccc-ccr/guide/templ>.

4.  En quel format les jugements devraient-ils être distribués au public?

Tout format de texte reconnu par l’industrie peut être employé pour distribuer les jugements. Cependant, il est recommandé de tenir compte à cet égard des besoins particuliers des divers destinataires des jugements, soit les éditeurs de jurisprudence, les professionnels du droit et le grand public.

·  Les éditeurs et diffuseurs de jurisprudence ont besoin d’obtenir un document qui peut facilement être réutilisé et converti en d’autres formats tout en préservant la mise en forme du texte. Pour ces destinataires, il est recommandé de distribuer le jugement dans son format natif de traitement de texte, habituellement Word ou WordPerfect. Dans ce cas, la cour et les éditeurs veilleront à mettre en place des mécanismes de sécurité destinés à éviter la distribution et la diffusion de documents comportant des métadonnées cachées (pour de plus amples informations, voir La préparation des documents pour distribution électronique, disponible à <http://www.lexum.umontreal.ca/ccc-ccr/guide/docs/distribution_fr.html>).

·  Les professionnels du droit et les membres du public ont besoin d’un document qui représente le plus fidèlement possible l’apparence visuelle du document original. Pour ces destinataires, le format PDF est recommandé pour la stabilité qu’il offre quant à la présentation visuelle des documents peu importe le média utilisé pour l’afficher. Il est maintenant facile d’effectuer une conversion en PDF d’un document directement à partir des logiciels Word ou WordPerfect.

Enfin, veuillez noter que les cours qui diffusent leurs jugements sur Internet devraient offrir des documents non seulement en format PDF, mais aussi en format HTML, lequel comporte plusieurs avantages quant à la navigation, l’efficacité de la recherche plein texte et l’interopérabilité du format.

3.  Nom et gestion des fichiers

5.  Les normes relatives aux fichiers s’appliquent-elles à la gestion interne des cours?

Non, pas nécessairement. Les normes relatives à la dénomination et à la gestion des fichiers s’appliquent aux fichiers distribués au public, afin que tous les destinataires de ces fichiers – professionnels du droit, éditeurs juridiques ou autres personnes intéressées – puissent les recevoir et les gérer selon des protocoles reconnus.

À l’interne, les cours peuvent choisir d’appliquer toute méthode de gestion et de dénomination des fichiers qui convient à leurs besoins. Par exemple, lorsqu’une correction mineure doit être apportée à un jugement avant qu’il n’ait fait l’objet d’une distribution publique, le fichier peut être corrigé sans qu’il soit par la suite nommé différemment.

6.  Pourquoi et comment remplir de zéros le nom du fichier?

Le Guide permet aux cours qui le souhaitent de remplir de zéros le nombre qui correspond au numéro de séquence de la référence neutre dans le nom de fichier du jugement. Lorsqu’elle est adoptée, cette technique permet un tri plus facile des fichiers suivant le numéro de séquence dans un répertoire électronique.

Par exemple, prenons trois jugements dont le corps de la référence serait respectivement 2002 ONCA 4, 2002 ONCA 551 et 2002 ONCA 2456. Sans remplissage de zéros, ces fichiers sont triés de la manière suivante :

·  2002onca2456.wpd

·  2002onca4.wpd

·  2002onca551.wpd

En remplissant le numéro de séquence de la référence neutre d’autant de zéros qu’il est nécessaire pour obtenir un nombre de longueur fixe pour une année donnée, ces fichiers peuvent facilement être triés en ordre ascendant ou descendant :

·  2002onca0004.wpd

·  2002onca0551.wpd

·  2002onca2456.wpd

7.  Le nom de fichier peut-il dépasser 8 caractères?

Autrefois, les systèmes d’exploitation n’admettaient pas de noms de fichiers dont le nombre de caractères dépassait 8 pour le nom et 3 pour l’extension. Les systèmes d’exploitation modernes supportent les noms de fichier comportant plusieurs dizaines de caractères, alors le problème ne se pose plus. Les logiciels qui fonctionnent selon l’ancienne limite devraient être mis à jour.

8.  Le point « . » est-il le seul caractère permis pour séparer les suffixes au nom de fichier?

Non. Malgré l’utilisation systématique du point dans les règles et les exemples prévus au Guide pour former les suffixes dénotant une langue ou une correction au jugement (p. ex. 2002fct43.cor1.html), une cour peut choisir le tiret (-) ou le caractère de soulignement (_) en guise de séparateur dans le nom de fichier. Cependant, le seul caractère admis par l’industrie pour séparer le nom de fichier de son extension demeure le point (p. ex. 2002fct43_cor1.html).

9.  Comment traiter les motifs supplémentaires (ou « Addenda »)?

Dans les cours de certains ressorts législatifs canadiens, il est de pratique courante d’émettre un « addendum », aussi appelé « motifs supplémentaires ». Ces motifs portent sur des questions qui n’avaient pas été abordées dans le jugement principal rendu par la même cour, comme par exemple la question de l’attribution des dépens. Ce type de document est traité comme un tout nouveau jugement et une référence neutre distincte lui est attribué.

Il est possible de faire le lien entre le jugement principal et les motifs supplémentaires en ajoutant un élément d’information additionnel dans l’en-tête des motifs supplémentaires (voir le ¶ 83 du Guide). Par exemple, l’addendum pourrait contenir la phrase « Voir aussi : 2003 ONSC 34 », où « Voir aussi : » est l’étiquette normalisée et « 2003 ONSC 34 » est le corps de la référence neutre du jugement principal.

10.  Comment apporter des corrections à un jugement déjà distribué au public?

Il existe une grande variété de pratiques parmi les tribunaux canadiens quant à la manière d’apporter des corrections à un jugement dont la version initiale a été antérieurement distribuée au public. Le Guide, à la section 3.5, tente d’uniformiser ces pratiques tout en maintenant ouvertes certaines options.

Le premier choix à faire pour une cour est à savoir si les corrections seront distribuées sous forme de rectificatifs (ou errata), ou sous forme de jugements corrigés (ou décisions corrigées, selon le choix de la cour).

Un rectificatif, aussi appelé erratum, est un document qui énonce une ou plusieurs corrections apportées à un jugement initialement distribué. Il est destiné à être lu avec le jugement initial, sans toutefois le remplacer. Le nom du fichier distribué est le même que celui du jugement initial, avec l’ajout du suffixe « .err1 » pour le premier rectificatif, « .err2 » pour le second, et ainsi de suite. Le contenu du rectificatif est entièrement laissé à la discrétion de la cour.

Un jugement corrigé est une nouvelle version du jugement, qui est destinée à remplacer le jugement initial. Le jugement corrigé peut contenir le rectificatif décrit au paragraphe précédent (voir le ¶ 58 du Guide pour la manière d’annexer le rectificatif au jugement). Le nom du fichier distribué est le même que celui du jugement initial, avec l’ajout du suffixe « .cor1 » pour le premier jugement corrigé, « .cor2 » pour le second, et ainsi de suite. Le jugement corrigé contient un avis de correction, dont le libellé doit indiquer la manière avec laquelle les corrections ont été apportées (voir section 7.9 du Guide et la question 23, ci-après).Les corrections peuvent être apportées de diverses façons, selon le choix de la cour entre les options suivantes :

·  Option 1 : Les corrections sont apportées au texte du jugement initial, et aucun rectificatif n’est ajouté au document;

·  Option 2 : Les corrections sont apportées au texte du jugement initial, et le rectificatif est ajouté au document à la fin des motifs.

·  Option 3 : Le texte du jugement initial est reproduit sans y apporter les corrections, et le rectificatif est ajouté au document à la fin des motifs.

Il est fortement recommandé aux tribunaux de choisir, parmi les options offertes, celle qui serait la mieux adaptée aux pratiques et règles applicables à la préparation de leurs jugements, et d’exclure les autres options afin de simplifier leurs processus internes de gestion de flots de documents.

11.  Pourquoi ajouter un suffixe au nom de fichier d’un jugement corrigé?

L’utilité première de l’ajout du suffixe « .cor1 » au nom de fichier d’un jugement corrigé est d’alerter leurs destinataires, en particulier les éditeurs de jurisprudence, que ce fichier comporte des corrections relatives à un jugement antérieurement distribué.

Lorsqu’un fichier corrigé est distribué, il ne va pas de soi pour les destinataires que ce fichier doit remplacer un fichier antérieurement distribué. En portant un nom distinct et significatif, le fichier corrigé sera identifié comme tel et les destinataires en seront ainsi avisés sans avoir à comparer le contenu des fichiers.

Les cours qui distribuent leurs jugements sur le Web n’ajoutent habituellement pas de suffixe aux fichiers diffusés même après les avoir corrigés, afin de ne pas modifier les adresses URL qui en permettent l’accès. Dans ces cas il est recommandé à ces cours d’aviser clairement les usagers du site Web que les fichiers téléchargés devraient être mises à jour peu de temps avant leur utilisation.

12.  Comment traiter les différentes versions d’un jugement?

Lorsque la cour rend un jugement, il peut être mis par écrit puis édité sous plusieurs formes, générant ainsi plusieurs versions d’un même jugement. Il arrive qu’une version distribuée à un certain moment soit remplacée ultérieurement par une autre version. Voici quelques cas possibles à titre d’illustration :

·  Un jugement est rendu sur le banc avec motifs écrits à suivre. La transcription de ce jugement rendu oralement est distribuée. Quelques semaines plus tard, les motifs écrits sont émis par la cour et cette nouvelle version du jugement est aussi distribuée.

·  Un jugement est rendu par écrit mais sa publication est soumise à une restriction. Une version éditée pour publication de ce jugement est préparée et distribuée. Quelques semaines plus tard, la restriction à la publication est levée ou est expirée et la cour choisit de distribuer la version originale du jugement.

Dans les cas semblables à ceux-ci, le fichier qui fait l’objet d’une première distribution est nommé suivant le corps de sa référence neutre, comme s’il s’agissait de la version originale ou définitive du jugement. Lorsqu’une autre version du jugement est émise, elle est distribuée comme s’il s’agissait d’un jugement corrigé : un suffixe dénotant la correction est ajouté au nom de fichier et un avis de correction expliquant la situation est inséré en en-tête du jugement.

4.  Présentation et structure du texte

13.  Pourquoi est-il important d’éviter de former les noms tout en majuscules?

Pour certaines cours, il est de pratique courante de présenter les noms des parties dans le titre complet du jugement en utilisant seulement les lettres majuscules, comme le montre l’exemple suivant :

ENTRE :

MDM CAPITAL INC.,

appelante

- et -

ARTHUR MACMILLAN et PAUL DE LA MARE

intimés

Le Guide recommande plutôt de faire un usage approprié des majuscules pour former les noms de personnes physiques ou morales. Le fait de former un nom en n’utilisant que des lettres majuscules peut poser problème pour les lecteurs ou les éditeurs qui veulent reproduire ou réutiliser ce nom dans un contexte où cette manière de n’utiliser que des majuscules n’est pas approprié. Par exemple, une raison sociale peut comporter un acronyme ou un terme dont certaines lettres seulement doivent être formées en majuscules. Lorsque toutes les lettres ont été mises en majuscules, il est parfois impossible de le déterminer avec certitude l’usage approprié des majuscules, puisqu’il existe plusieurs possibilités :

·  MDM Capital ou MdM capital ou ... – les acronymes, sigles ou autres termes dans un nom d’entreprise;

·  MacMillan ou Macmillan – les noms propres comportant un préfixe;

·  De la Mare ou de La Mare ou De La Mare – les noms propres avec particules.

Quant aux termes qui ne sont pas des noms propres des parties, le fait de les mettre tout en majuscules n’est généralement pas problématique. Par exemple, le fait de mettre le nom de la cour tout en majuscules au début de chaque jugement, ou le fait de mettre certaines étiquettes tout en majuscules pour faciliter la lecture des éléments d’information dans l’en-tête de chaque jugement, (p. ex. « ENTRE : » ou « CORAM : ») ne pose pas de problème.

5.  Outils et fonctions des logiciels de traitement de texte

14.  Comment faciliter l’usage des fonctions appropriées des logiciels de traitement de texte?

Les logiciels de traitement de texte offrent la possibilité de personnaliser plusieurs aspects de l’environnement de préparation des documents. Il est par exemple possible de régler le logiciel de manière à ajouter des boutons particuliers dans la barre d’outils ou de créer automatiquement des paragraphes de style numérotés avec un raccourci-clavier.

Des modèles de document comportant ces fonctions personnalisées peuvent être utilisés afin de faciliter et uniformiser le travail des juges et du personnel chargé de préparer les jugements. Pour créer et gérer ces modèles de documents, il est recommandé aux administrateurs de tribunaux de faire appel à l’expertise de spécialistes en bureautique.

Le Comité canadien de la référence a mis à la disposition des tribunaux canadiens des modèles de document, à l’adresse <http://www.lexum.umontreal.ca/ccc-ccr/guide/guide.temp_fr.html>. Ces modèles peuvent être adaptés aux besoins particuliers des juges et du personnel judiciaire chargé de préparer les jugements.

15.  Comment s’assurer que les fichiers soient distribués sans métadonnées cachées?

Les postes de travail des personnes qui préparent les jugements devraient être configurés de manière à éviter l’insertion des métadonnées cachées, comme le décrit le texte La préparation des documents pour distribution électronique, disponible à <http://www.lexum.umontreal.ca/ccc-ccr/guide/docs/distribution_fr.html>. Il est aussi recommandé de mettre en place un processus de nettoyage systématique de chaque fichier avant sa distribution.

En résumé, voici les principales métadonnées à surveiller dans un fichier avant de le distribuer, et comment les supprimer :

·  Pour les fichiers WordPerfect :

i.  Propriétés (Auteur, Dactylo, ...) : effacer les informations puis enregistrer le fichier;

ii.  Historique Annuler/refaire : désactiver puis enregistrer le fichier;

iii.  Marques de révision : insérer ou supprimer chaque annotation puis enregistrer le fichier;

·  Pour les fichiers Word :

i.  Propriétés (Auteur, Société, ...) : effacer les informations puis enregistrer le fichier;

ii.  Autoriser les enregistrements rapides : désactiver puis enregistrer le fichier;

iii.  Marques de modifications : accepter ou rejeter chaque modification puis enregistrer le fichier.

Au cours de l’année 2003, le Conseil canadien de la magistrature a contacté les principaux éditeurs et diffuseurs de jurisprudence au Canada concernant le problème des métadonnées cachées. Ces éditeurs ont déclaré avoir mis en place des mécanismes de sécurité réduisant les risques de publication de documents contenant de telles informations indésirables.

Attention : le simple fait de convertir un fichier Word ou WordPerfect au format HTML ou PDF a pour effet de supprimer plusieurs métadonnées cachées, mais il en demeure dans le document. En effet, le nom de l’auteur du document et ses dates de création ou de modification peuvent subsister. Plus important encore, dans certaines circonstances les marques de révision (WordPerfect) et de modifications (Word) peuvent aussi demeurer dans le document.

6.  Structure et contenu d’un jugement

16.  Les étiquettes des éléments peuvent-elles être différentes de celles prévues au Guide?

Les « étiquettes », ces mots ou expressions normalisées placés devant chaque élément d’information dans un jugement, aident le lecteur à identifier rapidement ces informations. Il serait préférable que toutes les cours canadiennes adoptent les mêmes étiquettes, mais ce qui importe le plus est la cohérence des étiquettes dans les jugements rendus par une cour donnée.

Il est fort possible que certaines étiquettes prévues au Guide ne conviennent pas tous les organismes décisionnels. Par exemple, un tribunal d’arbitrage pourrait choisir d’utiliser l’étiquette « Panel : » devant le nom du ou des arbitres plutôt que « Devant : » ou « Coram : » comme le prévoit le Guide. De la même façon, l’étiquette de l’avis de jugement corrigé pourrait très bien être « Arrêt rectifié : » au lieu de « Jugement corrigé : », comme le prévoit le Guide.

7.  Éléments obligatoires

17.  L’ordre des éléments obligatoires peut-il être différent que celui prévu au Guide?

L’ordre d’apparition des éléments obligatoires dans l’en-tête du jugement vise à la facilité de lecture des éléments d’information qui sont considérés comme essentiels à l’identification du jugement. Cet ordre a été déterminé suivant les pratiques les plus répandues parmi les tribunaux canadiens.

Si l’ordre des éléments obligatoires prescrit par le Guide ne peut être mis en oeuvre pour quelque raison que ce soit, comme par exemple si des modifications réglementaires jugées trop importantes par la cour étaient requises, cet ordre peut être différent. Ce qui importe le plus quant aux éléments obligatoire est leur présence dans l’en-tête du jugement ainsi que la normalisation des étiquettes placées devant chaque élément.

18.  Le nom de la cour peut-il être inséré comme une image dans le jugement?

Oui, le nom de la cour peut être inséré comme une image, puisqu’il peut se trouver dans les armoiries ou le logo de la cour, mais dans ce cas il est fortement recommandé d’ajouter avant ou après cette image le nom de la cour en texte. Si le nom de la cour n’est pas inclus en texte dans le jugement, cette information essentielle n’est pas lisible par un ordinateur à des fins d’indexation pour un engin de recherche ou d’accessibilité pour les non-voyants.

19.  Comment l’intitulé doit-il être préparé?

L’intitulé d’une cause est un élément de la référence neutre que la cour peut composer, mais les règles actuellement appliquées en cette matière par les éditeurs canadiens manquent d’uniformité. Le Comité canadien de la référence travaille actuellement à développer une norme commune avec pour base les Normes de désignation des décisions révisées en 1990 par le Centre canadien d’information juridique.

20.  Que doit contenir l’avis de restriction à la publication?

L’avis de restriction à la publication vise à préciser la portée de la loi ou de l’ordonnance qui interdit la publication de certaines informations contenues dans un jugement. Il permet aux médias et autres diffuseurs d’informations judiciaires d’informer le public tout en respectant la Loi. Un avis précis permet notamment aux éditeurs de jurisprudence d’éditer les jugements afin d’en retrancher certaines informations avant leur publication.

L’avis devrait si possible contenir des renseignements sur :

·  une mention de l’existence d’une ordonnance de la cour ou d’une disposition législative applicable au jugement, restreignant sa publication de quelque façon;

·  une brève description de la nature ou le type d’information visé par la restriction, notamment les qualités des personnes dont les identités doivent demeurer confidentielles;

·  le moment de l’expiration de la restriction, si cette information est déterminable;

·  le cas échéant, le fait que la version distribuée est conforme à la restriction.

Voici quelques exemples d’avis de restriction à la publication, dans divers contextes :

Restriction à la publication : Par ordre de la cour rendu en vertu du paragraphe 486(3) du Code Criminel, il est interdit de publier toute information qui permettrait d’identifier les personnes décrites dans ce jugement comme étant « le témoin » et « la plaignante ». Le présent jugement est conforme à l’ordre de la cour.

Restriction à la publication : Par ordre de la cour rendu en vertu du paragraphe 486(3) du Code Criminel, il est interdit de publier toute information qui permettrait d’identifier la plaignante. Cependant, dans la présente affaire la plaignante a demandé que le nom de l’accusé soit publié au complet malgré le fait qu’en l’espèce cette information permettrait d’identifier ladite plaignante.

Restriction à la publication : Par ordre de la cour du 14 février 2000, le dossier dans la présente cause est sous scellé. L’ordonnance de mise sous scellés n’affecte pas le contenu du présent jugement, qui peut être publié intégralement.

Restriction à la publication : Veuillez noter que l’article 110(1) de la Loi sur le système de justice pénale pour adolescents, qui interdit de publier tout renseignement de nature à révéler qu’une personne a fait l’objet de mesures prises sous le régime de cette loi, s’applique à ce jugement.

Restriction à la publication : L’interdit de publication découlant de l’article 17 de la Loi sur les jeunes contrevenants a expiré lorsque les accusations ont été suspendues, le 17 décembre 2001.

Restriction à la publication : La restriction ordonnée par le juge et décrite au paragraphe 10 a expiré le 18 juin 2002. Ce jugement peut maintenant être intégralement publié.

21.  Que doit contenir l’avis de correction?

L’avis de correction a pour but d’informer les médias et autres diffuseurs d’information judiciaire tels les éditeurs juridiques que le jugement distribué est une correction, mais aussi de la manière avec laquelle la correction a été apportée au jugement, soit par un jugement corrigé, soit par un rectificatif annexé au jugement.

Voici quelques exemples d’avis de correction, suivant diverses options quant à la manière d’apporter des corrections à un jugement (voir la question 10 pour une description des options possibles) :

Jugement corrigé : Des corrections à ce jugement ont été apportées le 25 novembre 2002. Le présent jugement corrigé remplace le jugement initial.

Jugement corrigé : Un rectificatif a été versé au dossier le 25 novembre 2002. Les corrections ont été apportées au texte du jugement initial et le texte du rectificatif est ajouté à la fin des motifs.

Jugement corrigé : Un jugement rectificatif a été versé au dossier le 25 novembre 2002. Le texte du rectificatif est annexé à la fin des motifs du jugement initial, lequel est ici reproduit sans que les corrections y aient été apportées.

8.  Éléments optionnels

22.  Dans quel ordre faut-il présenter les opinions multiples?

Dans le Guide, cette question de l’ordre des opinions multiples est laissée à la discrétion des cours. Cependant, à titre indicatif, notons que la lisibilité des motifs du jugement peut être améliorée en adoptant les lignes directrices suivantes.

En premier lieu est présentée l’opinion de la majorité, laquelle devrait aussi contenir la description des faits.

Ensuite sont présentées, le cas échéant, les opinions concordantes. Entre deux opinions concordantes, celle qui se rapproche le plus de l’opinion majoritaire est présentée en premier.

Enfin sont présentées, le cas échéant, les opinions dissidentes. Entre deux opinions dissidentes, celle qui se rapproche le plus de l’opinion majoritaire est présentée en premier.

L’opinion exprimée par le juge en chef de la cour n’a préséance qu’en cas d’égalité entre deux opinions en vertu des critères précédents.